Стоит подчеркнуть, что внутри этих областей мы можем не придерживаться строгого порядка и игнорировать царящий в них хаос. Самое главное – придерживаться установленных лимитов и правил перемещения через них вещей. Это будет держать вас в уме о том, что вам нужно сделать, когда придет время, не тратя слишком много усилий на организацию вещей. Ваша голова всегда будет свободна для размышлений и творчества.
Метод структурированных заметок служит основой для методов контекстного планирования и эффективного функционирования его инструментов, таких как ежедневник и другие. Метод универсален тем, что одинаково хорошо подходит для планирования как повседневных задач, так и более длительных проектов, а также может быть положен в основу стратегического планирования.
Пример применения метода структурированного внимания из личной практики. Я планирую в MS Outlook, но в течение дня я чувствую себя хорошо, записывая ключевые задачи на цветных карточках — это добавляет мотивации и желания их выполнять, плюс я чувствую себя хорошо, когда беру их и выбрасываю. На поверхности моего рабочего ноутбука ровно девять листов бумаги. Через некоторое время после начала рабочего дня поверхность ноутбука заполнена. Если есть новая задача, я записываю ее на лист бумаги и кладу на поверхность, мне остается только взять что-то оттуда и положить в «подсознание» (пространство рядом с блокнотом). Таким образом, я гарантирую, что у меня в «подсознании» всегда будет не более девяти напоминаний, и нужное будет замечено в нужный момент.
Г. Архангельский. Тайм-драйв: как успеть жить и работать
3.6 Система планирования, основанная на методе структурного внимания
Горизонты планирования. Имея много задач с разными сроками, мы сталкиваемся с проблемой, как их всеми успеть. Это требует введения в систему планирования трех основных отделов:
В разделе «День» ставим задачи на сегодня — это расписание дня в ежедневнике.
Раздел «Неделя» содержит среднесрочные задачи, которые необходимо выполнить в ближайшую неделю или месяц.
Раздел «Год» содержит ваши долгосрочные проекты и задачи.
Сроки здесь строго не определены, поэтому задачи могут выходить за рамки определенного периода времени. Например, задачи в горизонте планирования «День» могут быть выполнены в течение следующих двух или трех дней. «Еженедельные» задачи должны быть выполнены в течение двух-трех недель, а «Ежегодные» задачи могут выходить за рамки этого периода. Для нас важен не жесткий график периода (который рухнет в первые дни), а строгое соблюдение правил переноса задач между сериями.
Принципы методики планирования дня-недели
1. Вечером, планируя свой следующий день, просмотрите раздел «Неделя». Все задачи, ставшие более актуальными и важными, перемещаются в раздел «День» (рис. 3.11). 2.
2) Раз в неделю при планировании следующей недели проходим раздел «Год» и перемещаем все ставшие актуальными задачи в раздел «Неделя».
3. Невыполненные, но уже не актуальные для текущего периода задачи и дела могут быть перемещены в отделы на более отдаленный период времени (с «Недели» на «Год»).
В совете по планированию
Использование горизонтов планирования на доске для контекстного планирования дает максимальную ясность в отношении сроков выполнения задач, без жесткой привязки их к конкретным датам, что позволяет быстро и гибко реагировать на любые изменения.
Преимущества использования метода горизонта планирования
— Не замыкаться в жестких рамках планирования. Составляя подробную карту своего будущего на неделю или месяц, вы оставляете себе пространство для маневра.
— Он держит важные задачи в поле зрения и гарантирует, что нужные задачи будут выполнены в нужное время, регулярно проверяя разделы.
У многих людей отсутствует привычка реалистично мыслить о времени, а это значит, что цели упущены, мечты не сбываются, а повседневные дела переносятся изо дня в день, откладываются, а потом забываются в суете жизни. Только благодаря созданию системы личного планирования и привычке составлять ежедневные планы, мы можем более осознанно распоряжаться собственным временем, всегда успевать сделать нужные дела, уложиться в сроки и выполнить взятые на себя обязательства. Берег нашей мечты всегда будет далеко за горизонтом, если мы будем нести по волнам нашу лодку жизни. Никакая деятельность не будет успешной, если у нас нет четкого плана реализации наших долгосрочных задач и задач, а также ежедневных обязанностей. Способность контекстного планирования позволяет нам не потеряться в море информации, быть всегда готовым к любым поворотам и изменениям обстоятельств и уметь использовать их в свою пользу.
Делай то, что хочешь:
1. учитывать неоднородность времени, фиксировать «кайрос»;
2. выделение вашего личного контекста, создание контекстных разделов в вашем журнале, использование различных инструментов контекстуального планирования для построения вашей системы;
3. разделить задачи на «сложные», «гибкие» и «бюджетные»;
4. приоритизация вопросов и задач;
5. написание задач с ориентацией на результат;
6. составьте план достижения своих долгосрочных целей и задач и соотнесите с ним свою повседневную деятельность и задачи;
7. использовать методику «день-неделя-год» для выполнения необходимых задач и задач в срок;
8. Использование структурированного внимания к сменным задачам в системе планирования;
9. Составьте свой план дня с учетом алгоритма планирования;
10) планировать в соответствии с принципами эффективного планирования.
1. Что такое планирование и для чего оно нужно?
2. Какие трудности в планировании? Как их можно преодолеть? Приведите пример.
3. В чем суть контекстного планирования? В чем разница между жестким и гибким графиком? Как вы думаете, какой тип планирования дает больше преимуществ? Почему?
4. Каков контекст? Какие контексты вы знаете? Приведите примеры каждого типа контекста.
5. Какие инструменты тайм-менеджмента вы можете использовать для планирования своего дня? Приведите примеры использования различных инструментов планирования.
6. Что такое планирование, ориентированное на результаты? В чем основная идея этой технологии, что лежит в ее основе? Перечислите шаги, необходимые для создания ориентированного на результат списка задач, и кратко опишите каждый из них.
7. Что такое «горизонты планирования»? Как и на каком основании переносить задачи между разными горизонтами?
8. Приведите основные принципы эффективного планирования дня. Кратко опишите их.
9. Чем отличается постановка задачи как результата от конкретной? Обосновать ответ.
10. Перечислите этапы алгоритма планирования дня.
11. Как осуществляется бюджетирование рабочего времени?
Упражнение 1. Прочитайте ниже мысли менеджера о предстоящем дне и план, который он составил.
Какой сегодня день! Всего девять утра, а дел так много, что кажется, что времени совсем не осталось.
Позвонил нервный покупатель: он не получил свой заказ вовремя. Я должна перезвонить ему, все объяснить, успокоить. Материалы для выставки нужно подготовить: вернисаж через две недели, а ни слайдов, ни текстов для брошюр нет. И надо думать о печати, звонить и заказывать материалы — календари, листовки, брошюры, сувениры, плакаты, а тут как всегда реагируем в последний момент и опять — голый стенд и две листовки. Это позор!
В 13:00 переговоры с поставщиком — дело святое, я должен идти сам. Меня интересует только одно — с чем? Я все еще не мог найти время, чтобы забрать свою машину из ремонтной мастерской, но я должен был это сделать. Под землей? Или заказать такси? Ура, у нас сегодня презентация! Конечно, он начинается в 6 вечера, и группа понятия не имеет об этом. Мы должны собрать всех на брифинг.Хорошо бы отредактировать текст статьи в Экономическом журнале, а то месяц где-то валялся в таблице.К слову о письменном столе, было бы уместно разобраться во всем этом хаосе, ведь поиск нужного документа всегда занимает полчаса.Я был рад пойти сегодня в спортзал и размять ноги.Я так не думаю.Если учесть накопленное в базе накопившееся в базе отставание по клиентской информации… А это и есть потенциальная прибыль компании.
